どうもミトコンドリオンです。
今回も残業しないためのワザの続きをご紹介しようと思います。
定時で帰れて成果UP 絶対に残業しない人の時短（しごと）のワザ
第4章 「タイムロス」をなくす
「一石三鳥」を狙う
1つの作業で3つの作業を同時にこなす。一石二鳥なら皆さんも狙っていると思うのですが、ここはさらに一石三鳥を狙いましょう。
本気で時短を狙うなら、「1つの行動」で「3つ以上の効果」を狙うくらいの貪欲さが必要です。
例
朝の通勤を狙う：移動＋読書＋エクササイズ（立つ、階段昇降）
会議を狙う：情報入手＋共有する（議事録）＋5分前に入出し、メールを送信
商談を狙う：課題把握＋提案＋紹介をいただく
言われてみれば、その通りですが、いざ狙ってみると考えないといけないと思います。1つのものを取りに行くついでに、近くのものを取りに行くことと伝言を伝えに行くことを合わせる、といった感じかと思っています。
常に1つの行動を起こす前に考えていると次第にすぐに思いつくようになるのかもしれませんが、今は考えることがストレスになってしまいます。ひねり出すわけではなく、思いつくように気を付けておくといったことが良いかと思っています。
また、その作業をするときに同時にできる頻度の高い作業を先にピックアップしておくことも良いかと思っています。
堂々とフライングして、待つムダをなくす
周りにやたらと速い人っていますよね。おそらく、彼らはこっそりフライングしていると思われます。彼らは「勤務時間をすべて本番にしたい」からフライングしています。ずいぶん前から下調べしたり、早朝から準備していたりします。実は準備を仕事と考えていないからです。
仕事でフライングすることは悪いことではありません。お客様や次工程の人等に対して先に準備、フライングしたところで、悪影響はほぼないでしょう。
フライングして準備をすることで、早めに結果を出しておく。早めの結果を出せたら、次の仕事のための準備をして、次のフライングの布石にする、といった良いループを生むことができ、成果を出し続けることができます。
私も適度にフライングしていると思います。ただ、フライングが前日の残業になってしまっているケースが多いです（笑）。勤務時間をすべて本番にすることは営業職の方にとっては、勤務時間を最大限有効活用できることではないかと思います。
第5章 メール・文書・企画書のスピードアップ
「気配りワード」を辞書登録しておく
PCの辞書登録を使っていますか。使っている人はその便利さを知っています。
例えば、「気配りワード」を登録すると、事務的なメールが、一瞬で素敵なメールに生まれ変わります。
例
「いつ」と入力して変換すると、「いつもお忙しいところ、ありがとうございます。」が出てくる。
「おつ」と入力して変換すると、「お疲れ様です。〇〇です。いつもありがとうございます。」が出てくる。
結論、省力化しながらも。気配りを伝えるのが大人の正解です。ぜひ、気配りワードの登録をしてみてはいかがでしょうか。時間を短縮できる上に、あなたの評価も上がることでしょう。
私も活用していますが、まだまだ足らないと思っています。ちょっとしたことなのですが、できていないのが現状です。こんなこと言っていたら始まらないので、明日やってみようと思います。
作業の前に「所要時間」を決める
企画書や業務レポートの作成は思った以上に時間がかかるものです。全体像をイメージせずに作成にとりかかると、最悪の場合、深夜残業の道を突き進むことになります。
ですから、作成するときは、作業を始める前に、必ず先に「所要時間」を決めておくことです。
作業が早いか遅いかより、あらかじめ所要時間を決めることが重要です。時間を決めることで、締切効果が働き、書類作成が速くなります。
私はまずその作業がどのくらい時間が必要なのか把握するために時間を測ったことがあります。理由は、常に残業をしているので、もしかして業務量がそもそも勤務時間内に終わらないのではないかと思ってその日のタイムスケジュールを作成したことがあります。また、どこかにスキマ時間がないか見つけるためです。1週間やってみましたが、さほどスキマ時間は見つかりませんでした。しかし、作業時間が明確になったので、ちょっとした時間ができた時や会議までの時間を逆算して作業に当たってみたりしました。
一瞬でできる、究極の誤字チェック
企画書を速く作成しても、誤字があると信頼性に疑問符がつきます。それは誰にでもあります。仕事を加速させるほどに、チェックが甘くなってしまいます。さらに、何度も目を凝らしながら確認しても、それでも見落としてしまうときもあります。
そこで、究極の「チェック法」がこちらです。
一括変換のショートカットキー「Ctrl＋H」を活用する方法です。
これは気づかなかった方法です。これはそのまま活用しようと思っています。
コメント