マンガでわかるExcel

どうもミトコンドリオンです。

みなさん、マイクロソフトのエクセルって使ってますか。

私は、仕事で使用しています。簡単な計算や、グラフを使用するくらいです。

しかし、「もっとうまく活用できれば、もっと効率よく仕事ができるかも」と思っているのですが、いまいち行動に移せませんでした。

そこで、本書が目についたので、読んでました。

「マンガでわかる」ってついつい手に取ってしまいますよね。

著者の方も、今までなあなあでエクセルを使用してきたため、いまいち効率よく使いこなせていなかったそうです。そこで、エクセルマスターの先生に教えてもらうことで、基本的なことから少し応用を教えてもらい、そこそこ活用できるようになったそうです。

私も、同じようなレベルだったため、所々、仕事に活かせる部分があったので、取り入れて行こうと思っています。

書籍情報
気になった点

書籍情報

マンガでわかるExcel

監修

羽毛田　睦土　（はけた　まこと）

公認会計士・税理士。羽毛田睦土公認会計士・税理士事務所所長。合同会社アクト・コンサルティング代表社員。東京大学理学部数学科を卒業後、デロイトトーマツコンサルティング株式会社(現アビームコンサルティング株式会社)、監査法人トーマツ(現有限責任監査法人トーマツ)勤務を経て独立。現在は、エクセルの研修を行う他、エクセルVBAやGASのプログラム開発なども行っている。おもな著書に『関数は「使える順」に極めよう!Excel 最高の学び方』(インプレス)など。

漫画

あきばさやか

宮城県出身・東京都在住。仙台の広告代理店で、5年間企画営業として勤務後、イラストレーターに。 2015年から独身会社員時代のしくじり体験をもとにした4コマ漫画「しくじりヤマコ」を SNS上で発信。働く女性を中心に共感を呼ぶ。現在は結婚・出産し、仕事と育児の両立に奮闘中。そんな日々の様子をブログでも更新している。おもな著書に『服はあるのにキマらない!~おしゃれ迷子共感系日記~』、『おしゃれなママっていわれたい!』(ともにマイナビ出版)など。

編集

リブロワークス

本書の本文執筆、編集、DTPを担当。書籍の企画・編集・執筆からデザイン・DTPまで手がける編集プロダクション。アプリ入門書やプログラミング書、Webデザイン、IT資格、学校教科書などIT系を中心に幅広く手がける。豊富なIT系人脈と洗練された編集ノウハウを背景に、多くの出版社からの篤い信頼を集めている。近頃手がけた書籍に『Excel最強の教科書[完全版]』(SBクリエイティブ)など。

それでは、私が個人的に覚えておきたかったり、活用したいと思った点を挙げていこうと思います。

気になった点

データベースをつくる

エクセルを使った業務では、あらかじめ作っておいたデータベースから目的に応じて、必要なデータを抽出する、といった流れを意識すると効率が高まります。

データベースを作る際に覚えておきたいことは、必ず「１行に１案件の情報のみ」を入力し、案件ごとに行を重ねていくことです。

注意点として、項目ごとにシートを分けるのはお勧めしません。データを抽出する際に支障をきたしてしまいます。

また、データの並び替えのためにも事前に通し番号をつくっておくと良い。

同じ内容を一気に入力する

データを入力したいセルを選択する→最初に選択したセルにデータを入力する→Ctrl＋Enterを押すと同じ内容が一括で入力される。

苗字と名前を結合

データベースを作る時、苗字と名前を別のセルに入力した際、関数のようにA「＆」Bと入れると、結合して表示してくれるようになる。

COUNTA関数とCOUNT関数の違い

COUNTA関数は数値や文字列など、何かしらの値が入っているセルの件数を数えてくれる。

COUNT関数は数値の入っているセルの件数を数えてくれる。

条件付き合計　SUMIFS関数

条件に合致するセルを含む行を抽出し、その行の指定した数値を合計します。

関数には「合計を取る列」、「条件に合うかセルを調べる列」、「条件」を順に指定します。すると、条件に合う行だけをピックアップして、その行の数理を合計して表示してくれます。

「合計を取る列」や「条件に合うかセルを調べる列」は動かせないように、絶対参照するようにしましょう。

条件に合うセルの件数を数える　COUNTIFS

SUMIFSの件数数えるバージョン。

見出しを除いて列幅を調整する

見出しに長い文字列が入っていると、その長さに合わせて列幅が広く調整されてしまいます。見出しを除いた範囲で自動調整するためには、

調整したい範囲を選択→メニューのホーム→書式→列幅の自動調整をクリック

ショートカットは「Alt＋H＋O＋I」です。

条件付き書式で特定の値のセルを強調する

「目標額を超えた売上額のセルを強調したい」ときや、「テストの点数が８０〜１００点のセルを強調したい」ときなど、条件を満たすセルに色などの書式を設定して強調する機能を「条件付き書式」と言います。データの並んだ表から、特定のセルを見つけやすくなるので便利です。

条件の判定に使用するセルのみ選択する→メニューのホーム→条件付き書式ボタン→セルの強調表示ルール→指定の値より小さいをクリック→左の入力欄に「１００％」と入力し、OKをクリック→条件を満たすセルに色がつく

条件に合致する行全体に色をつける

条件に合致するセルだけではなく、そのセルを含む行全体に色をつけると、表がさらに見やすくなります。このように条件付き書式を設定するには、「新しい書式ルール」から条件を数式で指定しましょう。ここでは、目標達成率１００％以上の行を緑色に変更します。

書式を設定したいセルの範囲を選択する→メニューのホーム→条件付き書式ボタン→新しいルールをクリック→数式を使用して、書式設定するセルを決定をクリック→下部の入力欄に数式を入力する。例：＝＄D2>100%という数式を入れる→書式をクリック→塗りつぶしタブをクリックし、緑色を指定する→OKをクリック→条件に合致するセルの行ごと色が変更される。